Para crescer, muitos síndicos optam por contratar prepostos. No início, a estratégia parecia perfeita: alguém para executar tarefas, resolver demandas e aliviar a sobrecarga operacional. Porém, o que funciona no curto prazo pode se transformar em um pesadelo no médio e longo prazo, quando o ex-aliado passa a “levar o cliente embora”.
E por que isso acontece?
É nesse cenário que surge o risco: o preposto começa a agir como se o cliente fosse dele. Apropria-se dos contatos, centraliza informações e cria dependência junto aos moradores e à equipe de funcionários. O que deveria ser apoio vira sombra: o síndico perde visibilidade, perde controle e, pouco a pouco, perde o cliente.
Na prática, o que frequentemente ocorre é que o síndico “transfere”, de forma informal, a sindicatura para o preposto, muitas vezes dividindo honorários. Com o tempo, o preposto percebe que não há benefício operacional em manter a parceria com o síndico. O condomínio, já acostumado à sua presença, passa a enxergá-lo como o verdadeiro síndico. Forma-se, então, o cenário ideal para o chamado “roubo do cliente”.
Talvez a expressão mais adequada fosse “entrega do cliente”, considerando que, em muitos casos, o próprio síndico constrói esse cenário sem entrar no mérito moral das ações.
Síndicos experientes conhecem bem esse dilema. Ainda assim, muitos adiam a solução sob a justificativa da “falta de tempo”. A ironia é que não implementar a solução custa muito mais caro, culminando na perda de clientes.
Como evitar essa situação?
1. Ofereça um back-office estruturado
O preposto deve atuar dentro da sua estrutura, seguindo seus processos, padrões, modelos e sob sua supervisão técnica.
2. Supervisão ativa e registro de tarefas
Tarefas, visitas, atendimentos aos moradores e níveis de satisfação devem ser monitorados no sistema do síndico. Caso contrário, cria-se uma gestão paralela.
3. Centralização e organização de documentos
Advertências, multas, comunicados, convocações e atas devem estar no sistema do síndico nunca dispersos em dispositivos pessoais do preposto.
4. Contatos e conversas pertencem à empresa, não ao preposto
Todos os cadastros, conversas e históricos devem estar em uma plataforma controlada pelo síndico, garantindo continuidade em casos de troca ou ausência.
5. Presença física e relacionamento direto
O síndico deve participar das assembleias e, sempre que possível, das reuniões de conselho. Os moradores precisam saber claramente quem é o responsável pelo condomínio.
Qual tecnologia usar?
Utilize uma tecnologia que permita a centralização de atendimentos, tarefas e documentação em uma única plataforma. A Gábor IA oferece exatamente isso: uma solução completa que permite ao síndico crescer com qualidade, manter controle total da operação e atuar com segurança.
Esclarecimento
Este artigo não tem a intenção de generalizar comportamentos, seja de prepostos ou de síndicos. Reconhecemos que existem diferentes formas de atuação e inúmeras realidades no mercado. O objetivo é provocar reflexão sobre um tema sensível, que afeta uma parcela significativa dos síndicos. Nossa missão é contribuir para o desenvolvimento do segmento condominial, fortalecendo uma gestão cada vez mais profissional, valorizada e pautada pela ética.
Autor: Ricardo Karpat – CEO e Fundador do Grupo Gábor
