Síndicos e condomínios se profissionalizam e recebem uma grande demanda dos condôminos quanto a comunicação e prestação de contas. Quais os principais critérios na hora de contratar um site ou sistema on-line para organizar e agilizar o dia-a-dia de seu condomínio?
Por Alessandro Fernandes – Diretor da ConectCon.com
O Brasil ultrapassou a marca de 100 milhões de acessos em banda larga e coleciona a marca de mais de 28 bilhões de faturamento em comércio eletrônico (dados da Associação Brasileira de Telecomunicações / E-bit). Neste cenário, o papel do novo síndico profissional como“representante legal” do condomínio,exige atuação multidisciplinar para que, além das funções tradicionais, esteja atualizado com a mais nova tecnologia, redes digitais e políticas de relacionamento social, com foco às novas necessidades do viver coletivo.
As atividades básicas de um condomínio que ainda são resolvidas de forma burocrática, como solicitações de reservas de espaços sociais feitas via interfone ou pessoalmente, mensagens e avisos importantes impressos e fixados no elevador, sugestões e reclamações de condôminos anotados em livro, multas que são aplicadas “ao vivo”, o arquivamento e levantamento de atas, regimento, contratos etc. que são armazenados em pastas, as vagas de garagem que são sorteadas “uma a uma, na bolinha”; compõe um cenário onde a falta de segurança, o desperdício de tempo e dinheiro são impostos a todos, principalmente aos condôminos, que já tem a vida corrida (muitos trabalham fora a maior parte do tempo) e estressante.
Dicas:
1- Backup dos registros e interações
Por razões de segurança ou mesmo no encerramento do contrato, certifique-se de que a empresa contratada fornecerá uma cópia em arquivo digital acessível em plataformas Windows/Android/Apple, de todo o cadastro completo dos proprietários e locatários, bem como seus registros de acesso, mensagens recebidas e enviadas, relatórios de reservas e demais interações.
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2- Integração com ERP de sua Administradora
Disponibilidade segura de boleto condominial para os condôminos e, para o síndico, prestação de contas, cotas em aberto, processos de cobrança, balancetes em aprovação e demais arquivos sigilosos. Além disso, verifique se o sistema/site envia aviso automático para todos os condôminos, assim que um novo boleto estiver disponível.
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3- Arquivos para download
Fique atento com a limitação de espaço para upload de arquivos essenciais ao condomínio, como Atas, circulares, convenção, regimento interno, convocações, processos, manuais, mapas de garagem e demais. Além disso, verifique se o sistema/site envia aviso automático para todos os condôminos, assim que um novo arquivo estiver disponível.
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4- Relatórios Gerenciais
Verifique se é possível extrair todos os dados do sistema através de filtros específicos que cruzam funções x data, em seguida gerar arquivo .pdf ou .xls para digitalização. Exemplo: Todas as reservas utilizadas para a Churraqueira II, entre 05/09/2010 a 30/09/2013, que tenham sido aprovadas pelo Síndico, e seus respectivos valores de locação.
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5- Acesso e Suporte Online
O acesso à administração, zeladoria, portaria e condôminos deve ser segura, online e por login e senhas que possam ser alteradas periodicamente pelos próprios usuários, e editadas/zeradas a qualquer momento e somente pelo síndico. Certifique-se também que todos possam contar com atendimento em até 24 (vinte e quatro) horas e que o sistema fornece documentação completa e atualizada para todos os usuários.
