Na maioria dos condomínios, organizar a documentação interna pode transformar- se em uma epopeia digna da série “Game of Thrones”. Se essa tarefa sobrou para você, não se desespere, siga os passos abaixo.
Primeiro, vamos dividir este trabalho em duas frentes: documentos que serão armazenados no condomínio e documentos que são arquivados externamente.
DOCUMENTOS ARMAZENADOS NO CONDOMÍNIO
Nesta fase, é recomendável que você comece aos poucos, criando alguns grupos de pastas temáticas. O objetivo é agregar documentos com características semelhantes.
Vamos começar com as principais pastas: documentos básicos, documentos operacionais, documentos administrativos e documentos compras/garantias. s nomes das pastas são somente sugestões. Conforme você sinta necessidade, novas pastas poderão ser criadas, como: contratos, ações judiciais, ocorrências internas, seguros, notificações/multas e assim sucessivamente. Apenas tome cuidado para não ser detalhista demais e acabar se perdendo na sua própria organização.
Na pasta documentos básicos você poderá arquivar documentos relacionados à constituição do condomínio e ainda laudos e vistorias mais complexos. Para facilitar, pense que alí estarão os documentos que poderão ser utilizados em ações judiciais, elaboração de contratos comerciais ou durante fiscalizações.
Um primeiro bloco poderá conter documentos como o habite-se; Registros de Incorporação Imobiliária do condomínio; convenção e regimento interno originais aprovados por 2/3 das frações ideais; edital de convocação e ata da primeira assembleia; desmembramento do IPTU e inscrição do condomínio no CNPJ.
No segundo bloco, serão arquivados registros relacionados à inspeções e vistorias obrigatórias, como o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores; laudos do SPDA (Sistemas de Proteção contra Descargas Atmosféricas); laudos e vistorias realizados nas instalações do condomínio, além de uma cópia do seguro da edificação e das respectivas coberturas.
A pasta de documentos básicos poderá ser incorporada com pastas específicas fornecidas pelo construtor/incorporador como manuais de operação e utilização do condomínio; plantas arquitetônicas e de engenharia; laudos de vistoria e entrega da obra; aceites assinados pelo primeiro síndico do condomínio; notas fiscais e garantias dos componentes estruturais do condomínio.
Já na pasta de documentos operacionais você poderá concentrar as vistorias e regularizações rotineiras do condomínio. Em caso de defeitos e mesmo incidentes, estes documentos serão extremamente importantes durante o acionamento da seguradora ou até mesmo na cobrança de um prestador de serviços.
Internamente você pode criar um subgrupo de vistorias internas, aquelas realizadas periodicamente pelo zelador ou próprio síndico. Em um outro subgrupo poderão ser arquivadas vistorias realizadas por terceiros como as visitas preventivas das empresas de segurança; testes realizados nas bombas de água e painéis de operação; análises de qualidade da água; manutenções preventivas dos portões e cancelas; checagens dos sistemas de detecção e de combate a incêndio entre outros. Além disso, poderão ser arquivadas nesta pasta todas as ordens de serviço relacionadas à visitas não programadas ou emergenciais.
Na pasta de documentos administrativos você poderá alocar cronologicamente todos os documentos gerados pelo condomínio como cópias de editais de convocação, atas de assembleia, alterações de convenção e de regimento interno. Nessa pasta também poderão ser arquivadas cópias de todas as correspondências enviadas para condôminos ou terceiros.
A criação desta pode ser uma excelente opção para reunir toda a “memória” do condomínio em um único local. Situações como “esta é a terceira vez que votamos este assunto em assembleia” ou “onde está a correspondência protocolada solicitando providências para o defeito do elevador?”, poderão ser verificadas e respondidas rapidamente.
Por fim, na pasta documentos compras/garantias poderão ser arquivadas cópias de notas fiscais e manuais dos equipamentos comprados para o condomínio. Esta pasta é muito útil quando você precisa reprogramar algum aparelho ou mesmo checar se um equipamento ainda se encontra em período de garantia. Se o condomínio possuir uma estrutura muito grande, vale a pena criar pastas específicas como: elevadores, piscina, brinquedos e assim por diante.
Por questão de segurança, todas estas pastas devem ser arquivadas em um armário ou sala com acesso restrito. Não permita que os documentos originais sejam retirados por funcionários, moradores ou conselheiros. Sempre que existir uma necessidade, disponibilize uma cópia. Se mesmo com todos os cuidados você identificar a falta de algum documento, realize a sua reposição o quanto antes.
DOCUMENTOS ARMAZENADOS EXTERNAMENTE
Muitas vezes, documentos relacionados com os funcionários, pagamentos de taxas, impostos, contratos, certidões negativas de prestadores ou até mesmo as pastas de prestação de contas poderão ser armazenados na administradora do condomínio. Teoricamente, o síndico não precisaria se preocupar com estes documentos, porém esta é uma ótima oportunidade para você conhecer este tipo de documentação, checar o seu local de armazenagem e se inteirar dos prazos obrigatórios para a sua guarda.
Se possível, peça à administradora uma relação dos principais documentos que ficam sob responsabilidade desta e coloque na sua pasta de documentos básicos. Com isto, caso um conselheiro ou até mesmo a próxima gestão necessite de alguma documentação específica será mais simples de localizar.
Durante a passagem do bastão para outro síndico, lembre-se de protocolar uma correspondência elencando todos os tipos de documentos que estão arquivados internamente e externamente. Com isto, você cria um círculo virtuoso para a manutenção da memória e da história do condomínio.
Como dito acima, a organização da documentação do condomínio não é uma tarefa fácil. Porém, pode ser uma excelente oportunidade para você aprender sobre o condomínio e suas responsabilidades de síndico.
Não é raro condomínios não possuírem documentos básicos como o Registro de Incorporação Imobiliária ou o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Porém, lembre-se que todo o síndico que aceita um condomínio nestas condições passa a assumir todas as responsabilidades civis e criminais relacionadas por estas ou outras omissões.
Mãos à obra e certifique-se que toda a documentação está em dia e corretamente organizada.
JOÃO CARLOS DA SILVA
Síndico 5 Estrelas
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